De wereld digitaliseert in rap tempo en veilig zakendoen was nog nooit zo belangrijk. Een terugkerende uitdaging is het veilig ondertekenen en delen van documenten. Misschien kies je er nu nog voor om ondertekende documenten te scannen en te uploaden, maar heb je al eens nagedacht over digitale handtekeningen en de voordelen die dat biedt? Docusign zet ze graag voor je op een rij:
1. Digitale ondertekening is veiliger dan op papier
Elektronische handtekeningen zijn vaak veiliger dan zogenoemde natte handtekeningen, doordat ze een audit trail bevatten die dient als bewijs van de transactie. Zo’n audit trail maakt de geschiedenis van documentacties inzichtelijk, bijvoorbeeld wanneer het document werd geopend, bekeken of ondertekend. Bovendien bevatten elektronische handtekeningen vaak nog andere beveiligings- en verificatielagen die ervoor zorgen dat misbruik en vervalsing veel lastiger zijn dan bij met pen gezette handtekeningen.
Naast elektronische handtekeningen kennen we ook digitale handtekeningen. Dat is een specifieke soort e-handtekening die voldoet aan strenge juridische wetgevingen om een ondertekenaar veilig te koppelen aan een document en de hoogste mate van zekerheid te bieden voor de identiteit van de ondertekenaar. De platformen die digitale handtekeningen aanbieden, werken met strenge internationale veiligheidsnormen waarmee je eenvoudig kunt voldoen aan de nalevingseisen van jouw branche.
2. De ervaring van jouw klanten verbetert enorm
Papieren transacties worden door klanten vaak als traag, onhandig en onbetrouwbaar bestempeld. Het gebruik van papier sluit ook niet echt meer aan bij onze huidige digitale tijd. Klanten verwachten zakelijk dezelfde ervaring als ze in hun privésituatie gewend zijn. Door transacties volledig digitaal mogelijk te maken, biedt je klanten eenvoud en gemak. En je weet, tevreden klanten worden terugkerende klanten en misschien zelfs ambassadeurs.
Bovendien beperk met een papierloze werkwijze het risico dat klanten overstappen naar je concurrent. Het gemak dat ze bij jou ervaren doordat ze ieder formulier dat ze nodig hebben, digitaal kunnen verwerken, zorgt voor loyaliteit. Of het nou gaat om verkoopovereenkomsten, onderhoudscontracten, facturen, werkorders of een aanmelding voor een evenement.
3. Je bespaart zowel tijd als geld
Het handmatig afdrukken, scannen, faxen en posten van documenten en formulieren kost veel tijd. Zeker wanneer er belangrijke stukken of handtekeningen blijken te ontbreken, waar een medewerker vervolgens weer achteraan moet. Volgens een rapport van marktonderzoeksbureau Forrester zijn inefficiënte, handmatige processen nadelig voor klanten, interne procedures én de omzet. Met een digitaal proces lopen deals minder snel stuk, en stijgt de productiviteit van je werknemers, omdat ze zich kunnen richten op nuttigere werkzaamheden.
Naast besparing in tijd, scheelt het digitaliseren van je document management ook uitgaven aan papier, inkt, printeronderhoud en portokosten. Wanneer deze kosten komen te vervallen, blijft er meer geld over voor andere zaken.
4. Je onderscheidt je van de concurrentie
Bedrijven hebben de afgelopen jaren voor hete, digitale vuren gestaan. Concurrentiedruk en snelle verandering van het bedrijvenlandschap zorgen ervoor dat je je als organisatie steeds opnieuw moet aanpassen en verbeteren. Digitale oplossingen kunnen niet alleen de kosten verlagen en de efficiëntie en klantervaring verbeteren, maar ze helpen je ook veerkracht en stabiliteit op te bouwen waarmee je sterker staat tegenover je concurrenten.
Relatief nieuwe technologieën zoals AI en blockchain zullen de manier waarop bedrijven werken en samenwerken sterk beïnvloeden. Om in deze veranderende en digitaliserende wereld concurrerend te blijven, ontkom je er niet aan handmatige en verouderde processen achter je te laten.
In een onrustige wereld is veilig zakendoen een must voor elke organisatie. Ontdek hoe digitale tools kunnen helpen om met vertrouwen en veilig overeenkomsten te sluiten en schrijf je in voor de exclusieve Discovering DocuSign events in Amsterdam en Rotterdam.